Ce este e-mailul? În lumea afacerilor moderne, aceasta este:

• Fața ta. Este cu folosind e-mailul Puteți crea o imagine pozitivă în ochii contrapartidei sau stricați prima impresie.
• Instrumentul dvs. de lucru. O mulțime de comunicare cu lumea exterioară are loc prin e-mail. Prin urmare, dacă sunteți expert în acest instrument, vă puteți face viața mult mai ușoară.
• O distragere puternică. Lumea exterioară încearcă să ajungă la tine, să-ți distragă atenția și să te rătăcească prin e-mail.

Din aceste poziții ne vom uita la lucrul cu prin email. Să începem cu ceva simplu.

Formatarea unei scrisori

Folosesc un client de e-mail Mozilla Thunderbird, așa că vă voi spune folosind exemplul lui. Să creăm o nouă literă și să mergem de sus în jos prin lista de câmpuri.

La care. Copie. Bcc

Unii s-ar putea să nu știe, dar „To” în Mozilla poate fi schimbat în „Cc” sau „Bcc”.

• La care: scriem destinatarul principal sau mai mulți destinatari separați prin punct și virgulă.
• Copie: scriem cuiva care ar trebui să citească scrisoarea, dar de la care nu așteptăm o reacție.
• Bcc: scriem cuiva care ar trebui să citească scrisoarea, dar ar trebui să rămână necunoscut celorlalți destinatari ai scrisorii. Este deosebit de potrivit să se utilizeze pentru trimiterea în masă a scrisorilor de afaceri, cum ar fi notificările.

Greşit în e-mailurile în masă, indicați destinatarii utilizând câmpurile „Copiere” sau „Către”. De câteva ori pe an primesc scrisori care listează 50–90 de destinatari în câmpul „Cc”. Există o încălcare a vieții private. Nu toți destinatarii dvs. trebuie să știe cu cine altcineva lucrați pe un subiect similar. Este bine dacă aceștia sunt oameni care se cunosc. Ce se întâmplă dacă pe listă există companii concurente care nu se cunosc una despre cealaltă? Cel puțin, trebuie să fiți pregătit pentru explicații inutile și, la maximum, să încetați cooperarea cu unul dintre ele. Nu face asta.

Subiectul scrisorii

Importanța subiectului este adesea scrisă (uneori în mod sensibil) pe blogurile corporative. servicii profesionale buletine informative. Dar cel mai adesea vorbim despre scrisorile de vânzare, unde subiectul scrisorii rezolvă problema „e-mailul ar trebui deschis”.

Discutăm despre corespondența de afaceri zilnică. Aici tema rezolvă problema „scrisoarea și autorul ei ar trebui să fie ușor de identificat și apoi de găsit”. Mai mult, diligența ta se va întoarce la tine sub forma karmei a numeroase scrisori de răspuns, doar cu prefixe Re: sau Fwd, printre care va trebui sa cauti litera dorita pe tema.

Douăzeci de scrisori reprezintă volumul de corespondență de o zi pentru un manager de mijloc. Nu vorbesc deloc despre antreprenori și proprietari de afaceri, uneori numărul lor de scrisori depășește 200 sau mai mult pe zi. Prin urmare, încă o dată: nu trimite e-mailuri cu subiectul gol.

Deci, cum să formulezi corect subiectul unui e-mail?

Greșeala #1 : Numai numele companiei în subiect. De exemplu, „Sky” și atât. În primul rând, probabil că nu sunteți singurul din compania dumneavoastră care comunică cu această contraparte. În al doilea rând, un astfel de subiect nu aduce niciun sens, deoarece numele companiei tale este deja vizibil din adresă. În al treilea rând, ghiciți cum va arăta propria dvs. cutie poștală cu această abordare a corespondenței? Ceva de genul acesta.

Este convenabil să cauți pe astfel de subiecte?

Greșeala #2 : strigător, titlu de vânzare. Este grozav dacă știi să scrii astfel de titluri. Dar este potrivit să folosim aceste abilități în? corespondență de afaceri? Amintiți-vă scopul unui subiect al unui e-mail de afaceri: nu de a vinde, ci de a oferi identificare și căutare.

Textul scrisorii

Există multe ghiduri despre scrierea textelor pentru cazuri diferite viaţă. De exemplu, Maxim Ilyahov, Alexander Amzin și alți maeștri ai cuvintelor au o mulțime de informații utile. Vă sfătuiesc să citiți articolele lor, cel puțin pentru a îmbunătăți alfabetizarea generală și a îmbunătăți stilul general al vorbirii scrise.

În procesul de scriere a unei scrisori, trebuie să luăm mai multe decizii secvenţial.

O chestiune de politețe . La începutul scrisorii te poți estompa în plăcere sau chiar tandrețe în spiritul „Draga mea Rodya, au trecut mai bine de două luni de când ți-am vorbit în scris, de care eu însumi am suferit și chiar nu am dormit ceva. nopți, gândind.” Foarte politicos și foarte costisitor, atât din punct de vedere al timpului pentru a scrie o astfel de introducere, cât și din punct de vedere al timpului interlocutorului pentru a o citi. Corespondența este o afacere, îți amintești? Nu un eseu în genul epistolar pentru un concurs sau o scrisoare către mama lui Raskolnikov, ci corespondență de afaceri.

Respectăm timpul nostru și al destinatarului!

Are sens doar să te prezinți și să-ți amintești circumstanțele cunoștinței tale în prima scrisoare trimisă după o întâlnire trecătoare la o expoziție. Dacă aceasta este o continuare a cooperării sau a corespondenței în curs, în prima scrisoare a zilei scriem: „Bună, Ivan”, în a doua și în cele ulterioare: „Ivan, …”.

Recurs . Întotdeauna am fost îngrijorat de întrebarea cui să mă adresez într-o scrisoare dacă există mai mulți destinatari. Recent am scris o scrisoare adresată celor trei fete pe nume Anna. Fără îndoială, am scris „Bună, Anna” și nu mi-am făcut griji. Dar un astfel de noroc nu este întotdeauna cazul.

Ce se întâmplă dacă există trei sau chiar șapte destinatari și nu au același nume? Le puteți enumera după nume: „Bună ziua, Rodion, Pulcheria, Avdotya și Pyotr Petrovici”. Dar este lung și necesită timp. Puteți scrie: „Bună, colegi!”

Pentru mine, folosesc regula de a adresa după nume persoana din câmpul „Către”. Și nu-i contactați deloc pe cei din copie. Această regulă vă permite, de asemenea, să determinați mai exact (unul!) destinatarul scrisorii și scopul acestei scrisori.

Citare . Adesea corespondența este un lanț de litere cu întrebări și răspunsuri - într-un cuvânt, un dialog. Este considerată o formă bună să nu ștergi istoricul corespondenței și să scrii răspunsul tău în partea de sus a textului citat, astfel încât, atunci când revii la această corespondență o săptămână mai târziu, să poți citi cu ușurință dialogul de sus în jos, coborând după dată. .

Din anumite motive, setarea implicită în Mozilla este „Plasați cursorul după textul citat”. Vă recomand să îl schimbați în meniul „Instrumente” → „Opțiuni”. cont» → „Redacție și adresare”. Trebuie să fie așa.

Scopul scrisorii . Există două tipuri de scrisori de afaceri:

• când pur și simplu informăm interlocutorul (de exemplu, un raport cu privire la munca depusă pe lună);
• iar când vrem ceva de la interlocutor. De exemplu, ca să aprobe factura atașată la plată.

De regulă, există de multe ori mai multe scrisori încurajatoare decât scrisori de raportare. Dacă vrem să obținem ceva de la interlocutor, este foarte important să spunem acest lucru într-o scrisoare în text simplu. Îndemnul trebuie să fie însoțit de un nume și să fie ultima propoziție din scrisoare.

Greşit : „Porfiry Petrovici, știu cine a ucis-o pe bătrână.”

Corect : „Porfiry Petrovici, eu am ucis-o pe bătrână, vă rog să luați măsuri pentru a mă aresta, m-am săturat de suferință!”

De ce ar trebui să se gândească corespondentul pentru tine ce să faci cu această scrisoare? La urma urmei, el poate lua o decizie greșită.

Semnătura în text . Ea trebuie să fie. În plus, toți clienții de e-mail vă permit să configurați înlocuirea automată a semnăturii, de exemplu clasicul „Cu drag, …”. În Mozilla, acest lucru se face în meniul „Instrumente” → „Opțiuni cont”.

Dacă să scrieți sau nu contactele în semnătură este o chestiune personală pentru toată lumea. Dar dacă sunteți în vreun fel conectat cu vânzările, asigurați-vă că scrieți. Chiar dacă afacerea nu are loc ca urmare a comunicării, pe viitor vei fi ușor de găsit folosind contactele din semnătură.

În sfârșit, încă o caracteristică a corpului scrisorii pentru acei interlocutori cărora nu le place (nu pot, nu vor, nu au timp) să răspundă la scrisori. Vă rugăm să indicați implicit în corpul scrisorii. De exemplu, „Porfiry Petrovici, dacă nu vii să mă arestezi înainte de 12:00 vineri, atunci mă consider amnistiat”. Desigur, termenul limită trebuie să fie realist (nu trebuie să trimiteți textul din exemplu vineri la 11:50). Destinatarul trebuie să fie capabil din punct de vedere fizic să citească și să acționeze pe baza scrisorii dvs. O astfel de „tăcere” vă scutește de responsabilitatea pentru eșecul interlocutorului de a răspunde. Ca întotdeauna, trebuie să abordați cu înțelepciune utilizarea acestei funcții. Dacă o persoană răspunde la scrisorile tale la timp și în mod regulat, un astfel de ultimatum poate, dacă nu să-l jignească, atunci să-l streseze puțin sau să conducă la decizia de a nu răspunde la scrisoare chiar acum, dar să te facă să aștepți până vineri.

Atasamente

Scrisorile vin adesea cu atașamente: CV-uri, propuneri comerciale, estimări, grafice, scanări de documente - un instrument foarte convenabil și, în același timp, o sursă de erori populare.

Eroare : investiție uriașă. Primesc adesea e-mailuri cu atașamente de până la 20 MB. De regulă, acestea sunt scanări ale unor documente în format TIFF, cu o rezoluție de 600 dpi. Program de mail Corespondentul va rămâne aproape sigur blocat câteva minute încercând în zadar să încarce o previzualizare a acestui atașament. Și Doamne ferește că destinatarul încearcă să citească această scrisoare pe un smartphone...

Personal, șterg imediat astfel de scrisori. Nu doriți ca e-mailul dvs. să ajungă la coșul de gunoi înainte de a fi citit? Verificați dimensiunea investiției. Se recomandă să nu fie mai mare de 3 MB.

Ce să faci dacă depășește?

• Încercați să vă reconfigurați scanerul la un alt format și rezoluție. De exemplu, PDF și 300 dpi produc scanări destul de lizibile.
• Gândiți-vă la programe precum WinRar sau 7zip archiver. Unele fișiere se comprimă perfect.
• Ce să faci dacă atașamentul este mare și nu îl poți comprima? De exemplu, o bază de date contabilă aproape goală cântărește 900 MB. Serviciile de stocare a informațiilor în cloud vor veni în ajutor: Dropbox, Google Drive si altele asemenea. Unele servicii, cum ar fi Mail.ru, convertesc automat atașamente uriașe în link-uri către stocare în cloud. Dar prefer să-mi gestionez singur informațiile stocate în cloud, așa că nu accept automatizarea de la Mail.ru.

Și încă o recomandare nu complet evidentă despre investiții - lor Nume . Trebuie să fie înțeles și acceptabil pentru destinatar. Odată ce noi în companie pregăteam o propunere comercială în numele lui... să fie Fiodor Mihailovici Dostoievski. Am primit o scrisoare de la manager cu un proiect de CP pentru aprobare, iar atașamentul includea un fișier numit „ForFedi.docx”. Managerul care mi-a trimis asta a avut un dialog care a fost cam așa:

Stimate manager, sunteți personal pregătit să abordați acest om respectat și să-l numiți Fedya în față?

Cumva, nu, este un om respectat, toată lumea îl numește după prenume și patronim.

De ce ați numit investiția „Pentru Fedi”? Dacă i-o trimit chiar acum, crezi că va cumpăra topoare de la noi folosind acest CP?

Aveam de gând să-l redenumesc mai târziu...

De ce să pregătești o bombă cu ceas - refuzul unui potențial client - sau să creezi una pentru tine? muncă suplimentară pentru a redenumi fișierul? De ce să nu denumiți imediat atașamentul corect: „Pentru Fyodor Mikhailovich.docx” sau chiar mai bine - „KP_Sky_Axes.docx”.

Deci, avem mai mult sau mai puțin sortat e-mailul ca o „față”. Să trecem la a privi e-mailul ca un instrument. munca eficientași să vorbim despre componenta sa care distrag atenția.

Lucrul cu literele

E-mailul este o distragere puternică. Ca și în cazul oricărei distrageri, e-mailul trebuie tratat prin înăsprirea regulilor și introducerea programelor de lucru.

Cel puțin, trebuie să dezactivați TOATE notificările despre sosiri de corespondență. Dacă clientul de e-mail este configurat implicit, veți fi anunțat cu un semnal sonor, o pictogramă de lângă ceas va clipi și va fi afișată o previzualizare a literei. Într-un cuvânt, ei vor face totul pentru a te smulge mai întâi de munca minuțioasă, apoi te cufundă în abisul scrisorilor necitite și al e-mailurilor nevăzute - la minus o oră sau două din viața ta.

Unii oameni au putere de voință puternică care le permite să nu fie distrași de notificări, dar oamenii obișnuiți sunt mai bine să nu ispitească soarta și să le oprească. În Mozilla Thunderbird, acest lucru se face prin meniul „Instrumente” → „Setări” → „General” → „Când apar mesaje noi”.

Dacă nu există notificări, cum poți înțelege că a sosit o scrisoare?

Foarte simplu. Tu însuți, în mod conștient, alocați timp pentru a vă analiza corespondența, a vă deschide clientul de e-mail și a vedea totul mesaje necitite. Acest lucru se poate face de două ori pe zi, de exemplu, la prânz și seara, sau în timpul opririi forțate, de exemplu, în ambuteiajele.

Oamenii întreabă adesea, cum rămâne cu timpul de răspuns și scrisorile urgente? Răspund: nu aveți scrisori urgente în poștă. Cu excepția cazului în care lucrați în departamentul de asistență pentru clienți (acest departament are propriile reguli pentru lucrul cu poșta).

Dacă există scrisori urgente, expeditorul vă va anunța despre acest lucru prin alte canale - telefon, SMS, Skype. Apoi veți intra în mod conștient în clientul dvs. de e-mail și veți procesa corespondența urgentă. Toți specialiștii în gestionarea timpului (de exemplu, Gleb Arkhangelsky cu „Time Drive”) declară un răspuns standard la e-mail în 24 de ore. Aceasta este o regulă normală a bunelor maniere - nu vă așteptați la răspunsuri instantanee prin e-mail de la interlocutorul dvs. Dacă există o scrisoare urgentă, anunțați mai mult canale rapide comunicatii.

Deci, am dezactivat notificările și acum am pornit clientul de e-mail conform programului nostru.

Ce să facem când mergem la poștă și ne angajăm într-o activitate numită „sortarea e-mailurilor”? Unde este începutul și sfârșitul acestei lucrări?

Am auzit multe despre sistemul zero inbox, dar, din păcate, nu am întâlnit nicio persoană care să-l folosească. A trebuit să-mi reinventez roata. Există articole pe acest subiect pe Lifehacker. De exemplu, " ". Mai jos voi vorbi despre sistemul zero inbox în interpretarea mea. Aș fi recunoscător dacă guru GTD ar comenta și ar adăuga sau îmbunătăți sistemul descris.

Este important să înțelegeți și să acceptați că e-mailul nu este un programator de sarcini sau o arhivă pentru activitățile dvs. Prin urmare, folderul Inbox ar trebui să fie întotdeauna gol. Odată ce începeți să sortați în căsuța de e-mail, nu vă opriți și nu vă lăsați distrași de nimic până când nu goliți acest dosar.

Ce să faci cu e-mailurile din căsuța de e-mail? Trebuie să parcurgeți fiecare literă succesiv și să o ștergeți. Da, doar evidențiați și apăsați Delete pe tastatură. Dacă nu vă puteți decide să ștergeți scrisoarea, va trebui să decideți ce să faceți cu ea.

1. Poți să răspunzi în trei minute? Trebuie să-i răspund? Da, este necesar, iar răspunsul nu va dura mai mult de trei minute, apoi răspunde imediat.
2. Trebuie să răspundeți, dar pregătirea unui răspuns va dura mai mult de trei minute. Dacă utilizați un planificator de activități care vă permite să convertiți un e-mail într-o sarcină, transformați e-mailul într-o sarcină și uitați de el pentru o vreme. De exemplu, folosesc serviciul absolut minunat Doit.im. Vă permite să generați o adresă de e-mail personală: îi trimiteți scrisoarea și aceasta se transformă într-o sarcină. Dar dacă nu aveți un planificator de activități, mutați litera în subdosarul „0_Run”.
3. După ce răspundeți rapid la o scrisoare, o transformați într-o sarcină sau o citiți pur și simplu, trebuie să decideți ce să faceți în continuare cu acest mesaj: ștergeți-l sau trimiteți-l într-unul dintre dosare pentru stocare pe termen lung.

Iată folderele de stocare pe termen lung pe care le am.

• 0_Execută. Nu am un astfel de folder, dar dacă nu aveți un planificator, repet, puteți pune aici scrisori care necesită o muncă detaliată. Acest folder trebuie, de asemenea, curățat în mod regulat, dar cu o abordare atentă la un moment special alocat pentru aceasta.
• 1_Ref. Aici am pus scrisori cu informații de fundal: scrisori de bun venit cu autentificare de la diverse servicii web, bilete pentru zborurile viitoare și așa mai departe.
• 2_Proiecte. Aici este stocată o arhivă de corespondență privind partenerii și proiectele cu care există relații curente. Desigur, a fost creat un folder separat pentru fiecare proiect sau partener. În dosarul partenerului am pus scrisori nu numai de la angajații săi, ci și scrisori de la angajații Neba legate de acest partener. Foarte convenabil: dacă este necesar, toată corespondența despre proiect este la îndemână în câteva clicuri.
• 3_Muzeul. Aici am pus acele scrisori pe care ar fi păcat să le șterg, iar beneficiul lor nu este evident. Aici sunt mutate și folderele cu proiecte închise din „2_Projects”. Pe scurt, „Muzeul” stochează primii candidați pentru eliminare.
• 4_Documente. Iată scrisori cu mostre electronice de documente care pot fi utile în viitor pentru contabilitate, de exemplu, rapoarte de reconciliere de la clienți, bilete pentru călătoriile efectuate. Dosarul are multe asemănări cu folderele „2_Projects” și „1_Reference”, doar informațiile contabile sunt stocate în el, iar informațiile de management sunt stocate în folderul „2_Projects”. În „4_Documente” există informații moarte, iar în „2_Proiecte” există informații live.
• 5_Cunoștințe. Aici am pus doar newslettere cu adevărat utile la care vreau să revin după un timp pentru inspirație sau pentru a găsi soluții.

Există și alte setări client de mail, important pentru funcționarea acestui sistem. În primul rând, în Thunderbird există o casetă de selectare „Marcați mesajele ca citite”. Prefer să fac asta în mod conștient, așa că jos cu steagul! Pentru a face acest lucru, accesați meniul „Instrumente” → „Setări” → „Avansat” → „Citire și afișare”.

În al doilea rând, folosim filtre . Anterior, am folosit în mod activ filtre care redirecționau automat scrisorile către dosarele corespunzătoare, în funcție de adresa expeditorului. De exemplu, scrisorile unui avocat au fost mutate în folderul „Avocat”. Am abandonat această abordare din mai multe motive. În primul rând: scrisorile unui avocat în 99% din cazuri se referă la un proiect sau partener, ceea ce înseamnă că trebuie mutate în folderul acestui partener sau proiect. În al doilea rând: am decis să adaug conștientizare. Tu însuți trebuie să decizi unde ar trebui să fie stocată o anumită scrisoare și este mai convenabil să cauți mesajele neprocesate într-un singur loc - în căsuța de e-mail. Acum folosesc filtre doar pentru distribuirea automată a literelor regulate de la diverse sisteme, adică scrisori care nu mă cer să iau decizii. Filtrele din Mozilla Thunderbird sunt configurate în meniul „Instrumente” → „Filtre de mesaje”.

Deci, cu abordarea corectă, e-mailul ar trebui să dureze între 10 și 60 de minute pe zi, în funcție de volumul de corespondență.

Da, și încă ceva. Ați dezactivat deja notificările despre sosirea de noi litere? ;)

Comunicarea de afaceri este propria sa lume cu propriile sale legi. Multe depind de modul în care respectăm aceste legi: impresia pe care o facem colegilor și partenerilor, productivitatea muncii și chiar avansarea în carieră.

Un loc aparte în comunicarea de afaceri îl ocupă corespondența de afaceri, care este responsabilitatea zilnică a majorității lucrătorilor de birou și nu numai. Capacitatea de a conduce corespondența de afaceri în mod corespunzător poate fi de un bun ajutor pentru încheierea de oferte profitabile și construirea imaginii dvs. de afaceri.

Să ne uităm la câteva caracteristici ale unei scrisori de afaceri. Deci, corespondența comercială este:

• utilizarea expresiilor șablon și a clișeelor
• neutralitate emoțională,
• acuratețea semantică și concizia prezentării,
• argumentare bine construită.

Corespondență de afaceri către engleză– acesta este același set de reguli și clișee, dintre care unele recomandăm să le folosească tuturor celor care lucrează cu parteneri străini sau în companii internaționale. Vă oferim câteva fraze utile care va decora corespondența dvs. de afaceri. Aceste fraze vă vor sublinia profesionalismul și vă vor ajuta să modelați imaginea unui om de afaceri. Să începem!

1.Vă rugăm să găsiți atașat

Să începem cu clasicii. De multe ori trebuie să atașați diferite documente sau alte fișiere la o scrisoare. Pentru a anunța destinatarul despre prezența unui atașament, această expresie este perfectă. La urma urmei, cuvântul „Atașament” în traducere înseamnă „atașament”. Expresia trebuie folosită la sfârșitul scrisorii.

Iată câteva exemple de utilizare:

• Vă rugăm să găsiți atașat portofoliul meu.
• Vă rugăm să găsiți atașat o copie a acordului/contractului.

2.Am transmis

Această expresie poate fi folosită dacă trebuie să redirecționați un e-mail către alți destinatari. Pentru a anunța destinatarul despre acest lucru, expresia „Am redirecționat” este perfectă. De exemplu:

• Ți-am trimis CV-ul Annei.
• Ți-am trimis e-mailul lui John.

3.Am cc'ed

O persoană neinițiată în toate secretele particularităților corespondenței de afaceri poate să nu înțeleagă ce înseamnă această abreviere ciudată. Dar suntem profesioniști. „I’ve cc’ed” este o abreviere care înseamnă I have carbon copied. Expresia înseamnă „a copia pe cineva pentru a primi scrisori”.

Deci, dacă trebuie să informați pe cineva că ați copiat alți destinatari, nu ezitați să folosiți această expresie. De exemplu:

• Am trimis-o pe Sara pe acest e-mail.
• I-am trimis pe Jack și Jimmy pe aceste e-mailuri.

În ceea ce privește abrevierile care nu pot fi folosite în corespondența de afaceri, se face de obicei o excepție pentru acest caz.

4.Pentru detalii suplimentare

Această expresie este o modalitate dovedită de a-ți încheia politicos scrisoarea în engleză. „Pentru mai multe detalii” înseamnă „pentru mai multe informatii detaliate", "mai multe detalii". Exemple de utilizare:

• Pentru mai multe detalii contactati-ma oricand.
• Pentru mai multe detalii scrieți managerului nostru de vânzări.

O altă frază care vă va ajuta să finalizați politicos este „Dacă aveți întrebări, vă rugăm să nu ezitați să mă contactați”. Tradus, aceasta înseamnă „Dacă aveți întrebări, nu ezitați să-mi scrieți.”

5.Aștept cu nerăbdare

Expresia „a aștepta înainte” înseamnă „a aștepta înainte”. Deci, dacă așteptați cu nerăbdare un răspuns sau o altă acțiune din partea destinatarului, atunci ar fi destul de potrivit să folosiți această expresie. De exemplu:

• Aștept cu nerăbdare răspunsul dvs.
• Aștept cu nerăbdare răspunsul dvs.

Expresia este cel mai bine folosită la sfârșitul scrisorii.

Când scrii o scrisoare, trebuie să fii politicos chiar și atunci când nu prea ai chef. Abilitatea de a scrie scrisori competente în orice situație reflectă profesionalismul, bunele maniere și cunoștințele dvs. de etica în afaceri. În concluzie, permiteți-ne să vă reamintim că în corespondența de afaceri trebuie să demonstrați precizie de redactare și alfabetizare impecabilă. Utilizarea abrevierilor este, de asemenea, inacceptabilă (cu rare excepții).

Scrie e-mailuriîn engleză corect, dragi prieteni! Noroc!

găsit pe același Internet (vezi, de exemplu, http://www.si>ber,com/sib/russify) sau pe BBS. Cu toate acestea, uneori puteți întâlni o situație în care o persoană care a folosit e-mailul toată viața nu are nici suport MIME și nici mijloacele de a lucra cu uuencode. Este imposibil să-i trimiteți utilități de decodare prin poștă, deoarece pentru aceasta ele însele trebuie să fie mai întâi codificate. Apare un cerc vicios.

Pentru a rezolva această problemă, a fost creată o versiune a utilitarului uudecode pentru MS DOS și Windows, ceea ce este remarcabil prin faptul că nu conține un singur caracter care nu poate fi imprimat. Fișierul executabil al acestui utilitar poate fi introdus într-o scrisoare fără nicio codificare și trimis prin poștă. Destinatarul va trebui doar să decupeze acest fragment al scrisorii dosar separat cu extensia .corn și va avea un utilitar de decodare compatibil cu uudecode.

Pentru a primi acest utilitar extraordinar, trimiteți un e-mail gol la [email protected], introducând rândul „send uudecode.coin” (fără ghilimele) în câmpul Subiect.

Retururi și confirmări de livrare

Mai devreme sau mai târziu veți găsi cu siguranță învechite sau incorecte adrese de e-mail. Dacă trimiteți o scrisoare la o astfel de adresă, unul dintre nodurile intermediare ale rețelei vă va trimite un mesaj de eroare. Din păcate, aceste mesaje vin întotdeauna de la un computer, nu de la o persoană, așa că adesea derutează utilizatorul neexperimentat. Să ne uităm la exemple de astfel de returnări pentru a învăța cum să extragem cât mai multe informații posibil din ele.

Să începem cu ceva simplu. Să presupunem că a apărut o eroare în numele de utilizator. Atunci probabil veți primi un e-mail cam așa:

De la „UUPC/O Daemon”

[email protected]> Către: [email protected]

Subiect: Livrarea ouălor

Nume de utilizator local necunoscut (a):

Mesajul dvs. a fost redirecționat către

[email protected] su Antetul mesajului

urmează

Rândul „Urmează antetul mesajului” este urmat de antetul scrisorii dumneavoastră cu adresa greșită. Scrisoarea în sine nu dispare, ci este transmisă administratorului (postmaster) al acestui computer - în exemplul nostru, nu există niciun utilizator John pe nodul polylog.spb.su, deci scrisoarea este trimisă la adresa poștală

[email protected]. Mesajul de eroare în acest caz a fost trimis automat de sistemul de e-mail al mașinii polylog.spb.su.

Totuși, departe de a fi întotdeauna totul se termină astfel: personal. Acceptați o scrisoare și abia apoi începeți să vă dați seama către care utilizator să o redirecționați - acest comportament este tipic în principal pentru computerele care au doar o conexiune de e-mail la rețea (p. 203). Majoritatea nodurilor de rețea se comportă diferit - după ce au aflat direct online că scrisoarea este adresată unui utilizator inexistent, o întorc imediat înapoi. În acest caz, veți primi scrisoarea complet nelivrată cu următoarele diagnostice:

Subiect: E-mail returnat: Utilizator necunoscut

La: [email protected] Versiunea MIME: 1.0

Tip de conținut: mai multe părți/mixt: boundary="l)AA07768.787B57257/lgu gw,lgu.spb.su"

UAA07768.787857257/lgu gw.lgu.spb.su

Următoarele adrese au avut probleme de livrare [email protected](eroare irecuperabilă)

Urmează transcrierea ședinței. în timp ce

vorbind cu north.pole.org.:

^ RCPT Către:

«< 550 ,..Utilizator necunoscut 550 [email protected].,. Utilizator necunoscut

Urmează mesajul original

Fragmentul precedat de rândul „While talking to...” face parte din „protocolul de înregistrare” a unei sesiuni de comunicare între două computere, în timpul căreia s-a dovedit că pe al doilea dintre ele (north.pole.org) există niciun utilizator cu acest identificator (elvis).

Dacă eroarea este conținută în numele domeniului, atunci totul devine și mai complicat. O astfel de scrisoare poate lua un traseu complet imprevizibil și poate reveni după o călătorie destul de lungă. De exemplu, trimițând o scrisoare din Sankt Petersburg la adresa greșită (dar tot St. Petersburg), puteți primi un răspuns indignat de la Kiev:

Către: reltec"dk% [email protected]

Următoarele adrese au avut probleme de livrare [email protected](eroare irecuperabilă)

Urmează transcrierea ședinței

501 [email protected]... 550 Gazdă necunoscută (server de nume: gazda nu a fost găsită)

Urmează mesajul original

ÎN În acest tip de mesaje de eroare, scrisoarea originală este citată integral (din moment ce nu a fost niciodată posibil să o atașăm nicăieri).

În cele din urmă, uneori chiar și o scrisoare cu adresa corectă nu poate fi livrată la destinație din cauza unor probleme tehnice din rețea. În acest caz, după ceva timp veți primi aproximativ următorul diagnostic:

De la: Subsistemul de livrare a corespondenței Subiect: E-mail returnat: avertisment: nu se poate trimite mesaj timp de 2 zile

Către: cfl.lgu. spb.su"dk<»cfl. lgu.spb.su MIME Version: 1.0

Tip de conținut: multipart/mixed:boundary="VAA07914.785098490lgu gw.lgu.spb.su"

Acesta este un mesaj încapsulat MIME

VAA07914.785098490/lgu gw.lgu.spb.su

ACESTA ESTE UN MESAJ DE AVERTIZARE DOAR TU NU FACETI

TREBUIE SĂ RETRIMITEȚI MESAJUL DVS

Următoarele adrese au avut probleme de livrare

mailserveriaph.Irkutsk.su (eroare tranzitorie)

Urmează transcrierea ședinței

[email protected]... Amânat:

Server de nume: riaph.Irkutsk.su: eșec la căutarea numelui gazdei Avertisment: mesajul încă nelivrat după 2 zile Va continua să încerce până când mesajul este vechi de 5 zile

Urmează mesajul original

După cum vezi, mare și înrămată, ești rugat să nu mai trimiți scrisoarea (încă), deoarece sistemul nu a renunțat încă să o livreze la destinație. Dacă încă nu reușește să facă acest lucru în următoarele trei zile, încercările vor fi oprite și veți fi informat despre acest lucru:

\ Informații suplimentare. Timpul specific poate varia; Astfel, unele noduri încep să tragă un semnal de alarmă, chiar dacă scrisoarea nu poate fi livrată în 4 ore, și tot ce au răbdare timp de 3 zile (și nu 5, ca în exemplul de mai sus).

Desigur, aceste restricții sunt valabile doar pentru nodurile de rețea „reale” care trebuie să fie în contact 24 de ore pe zi. Ajunsă la nodul furnizorului, de la care utilizatorul preia corespondența doar în timpul sesiunilor de comunicare (fie printr-un e-mail sau o conexiune directă), scrisoarea va aștepta destinatarul atât timp cât dorește.

Principalul lucru care este cerut de la utilizator în astfel de cazuri este să poată înțelege care dintre scrisorile sale a primit retur. Este chiar mai bine dacă vă puteți da seama care parte a adresei - înainte sau după simbolul „@” - conține eroarea. Dacă doar numele de utilizator este incorect, atunci ar trebui să scrieți administratorului nodului de destinație și să întrebați dacă are un astfel de utilizator și cum să îl contactați.

Un alt tip de poștă automată, dar trimisă la cererea expeditorului, este avizul de livrare. Dacă antetul scrisorii dvs. conține câmpul „Return Receipt To:” (p. 229), atunci sistemul de corespondență al destinatarului, după ce a scris scrisoarea în căsuța sa poștală, generează și trimite automat la adresa specificată în acest câmp o notificare de livrare, care arata asa:

Subiect: Bon de retur

Nemesajul dvs. a fost livrat cu succes la: dmitry Urmează antetul mesajului

Notificarea conține, de asemenea, antetul complet al e-mailului livrat cu toate „stampile poștale” („Câmpurile primite:”).

Lista de corespondență

Prima și aparent evidentă regulă este - nu trimite scrisori oricui. Trimiterea cu o listă, în general, este justificată doar în cazul în care fiecare dintre destinatari și-a exprimat anterior interesul pentru ceea ce urmează să le trimiți.