Автоматизированные системы обработки экономической информации. Экономическая информация и ее обработка Автоматизированная обработка экономической информации

22.05.2020

Автоматизированная система обработки экономической информации (АСОЭИ) –это комплексная человеко-машинная система, построенная на соответствующей информационной базе, позволяющая осуществлять все технические операции над информацией и созданная для автоматизации человеческой деятельности.

Цель создания АСОЭИ – создание комплексной информационной системы, основанной на применении современных информационных технологий подготовки, приема, обработки, передачи, учета, поиска, контроля экономической информации и документов для повышения оперативности и качества управления экономическими объектами.

Основное назначение АСОЭИ – повышение эффективности управления предприятием, улучшение оперативности принятия решений, автоматизация информационных работ, выполняемых различными подразделениями и структурами объекта автоматизации.

Выделяют следующие требования к АСОЭИ:

1. Наращивание и развитие. В связи с тем, что пользователь нуждается в изменениях и никакое ПО не является статическим, система должна позволять настраивать АСОЭИ, предоставлять инструментарий для развития и модификации системы.

2. Совместимость между функциональными блоками, а также с другими информационными системами – возможность применять ПО, а также используемых им и формируемых данных в другой вычислительной среде. Достигается за счет наличия стандартной системы команд и форматов, стандартизации процедур ввода-вывода, включает техническую, лингвистическую, программную, информационную, организационную совместимость.

3. Адаптивность – способность изменяться для сохранения своих эксплуатационных возможностей при изменении внешней среды.

4. Удобство – наличие единообразного дружественного пользовательского интерфейса для решаемых задач.

5. Помехоустойчивость – выполнение своих функций в условиях воздействия помех.

6. Диагностирование – диагностика технических и программных средств.

Простое насыщение органов управления на всех уровнях компьютерной техникой без изменения методов и принципов управления организацией не дает требуемого результата.

Существуют следующие принципы построения АСОЭИ:

1) принцип новых задач – не следует просто перекладывать на технику традиционные приемы управления, а нужно их перестраивать в соответствии с возможностями техники;

2) системный подход – цели и критерии функционирования объекта и системы информационного обеспечения должны рассматриваться совместно;

3) максимально возможная типизация проектных решений ;

4) принцип непрерывного развития ;

5) принцип автоматизации документооборота ;

6)принцип единой информационной базы .

Под проектированием АСОЭИ понимается процесс разработки технической документации, связанной с организацией автоматизированной информационной технологии. Документ, полученный в результате проектирования, носит название проект . Цель проектирования – подбор технического и формирование информационного, математического, программного и организационно-правового обеспечения.

Выделяют четыре этапы разработки АСОЭИ:

1. Анализ первичных требований и планирование работ. На этом этапе оцениваются преимущества внедрения данной системы и временные затраты, а также обосновывается стоимость следующего шага.

2. Проведение обследования деятельности предприятия.

3. Определение организационной и топологической структуры предприятия, бизнес-процессов, анализ распределения функций по подразделениям и сотрудникам, определение уровня автоматизации и другое (проводится с помощью анкетирования, сбора документов).

4. Построение и анализ моделей деятельности предприятия. На этом этапе строятся 2 модели с использованием IDEFO-методологии: модели «Как есть» и «Как будет». Переход от модели «Как есть» к модели «Как будет» обычно осуществляется 2 способами: совершенствованием технологии на основе оценки эффективности («мягкий» реинжиниринг) и радикальным изменением технологии и переосмыслением бизнес-процесса («жесткий» реинжиниринг).

Министерство образования и науки Российской Федерации

Филиал федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования

«Дальневосточный федеральный университет»

в г. Дальнереченске

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

по курсу «Автоматизированные системы обработки экономической информации»

Автоматизация системы обработки экономической информации в малом торговом предприятии «Манго» (оптовая торговля)

Введение

Назначение автоматизированной системы обработки информации

2 Общая структура объекта

Создание базы данных

1 Создание запросов

2 Создание форм и отчетов

3 Создание макросов и модулей

Системное программное обеспечение

1 Технология обработки информации и обслуживание системы

2 Защита информации

5 Средства организации баз данных и работы с ними

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Автоматизированная информационная система представляет собой совокупность технических программных средств и организационных мероприятий, предназначенных для автоматизации информационных процессов в профессиональной деятельности.

Объектом исследования в курсовом проекте является малое торговое предприятие «Манго», которое осуществляет оптовую торговлю.

Предметом исследования является деятельность которую осуществляет данное торговое предприятие.

Необходимо создать комплексную информационную систему, основанной на применении современных информационных технологий подготовки, приема, обработки, передачи, учета, контроля экономической информации для повышения оперативности и качества управления экономическим объектом, а также анализа хозяйственной деятельности предприятия. Целью курсового проекта является автоматизация системы обработки экономической информации в малом торговом предприятии «Манго» (оптовая торговля).

Достижение поставленной цели требует решения следующих задач:

·определить назначение автоматизированной системы обработки информации;

·рассмотреть требования и структуру систем обработки экономической информации

·выявить общую структуру объекта;

·спроектировать базу данных;

·описать модель предметной области.

1 Назначение автоматизированной системы обработки информации

Рассматривая вопросы автоматизации систем управления прежде всего необходимо четко определить, что мы собираемся автоматизировать, т. е. определить объекты автоматизации.

Для определения объектов автоматизации необходимо проанализировать процесс функционирования предприятия. В результате анализа должно быть получено описание процесса переработки информации в системе управления, определены элементы этого процесса.

Анализ процесса переработки информации при решении какой-либо задачи управления позволяет выделить в нем три типа взаимосвязанных информационных процедур, заключающийся в реализации того или иного механизма переработки входной информации в конкретный результат и индивидуально выполняемых должностными лицами представлен на рисунке 1.1.

экономическая информация обработка автоматизация

Рисунок 1.1 - Конечная информация по критериям

На рисунке видно, что для получения необходимой информации нужно выбрать сотрудника из списка. В результате будет получена информация о проданных товарах, его состоянии и какому именно клиенту.

В малом (оптовом) торговом предприятии основной экономической составляющей является сбор, контроль, обработка, анализ данных. Необходимо проводить учет и контроль доходов предприятия. Также необходимо знать какими ресурсами владеет предприятие. Владеть информацией о клиентах, поставщиках, товарах и заказах, а также взаимосвязь их между собой.

При разработке базы данных для торгового предприятия «Манго» необходимо придерживаться таким принципам как: окупаемость, надежность, гибкость (то есть адаптация системы), безопасность (здесь имею в виду обеспечение сохранности коммерческой информации), дружественность (система должна быть понятна пользователю), и наконец, соответствие минимальным стандартам.

Поэтому необходимо создать базу данных, в которой бы учитывались информационные, трудовые, а также материальные ресурсы. Показать их взаимосвязь между собой.

Автоматизированная информационная система должна рассматриваться как инструмент в руках должностных лиц, реализующих переработку информации в процессе профессиональной деятельности. Можно сказать, что наличие этого инструмента фактически определяет новую технологию осуществления профессиональной деятельности.

Автоматизированная информационная система обеспечивает реализацию некоторой информационной технологии переработки информации в процессе профессиональной деятельности. Построенная база данных должна перерабатывать входную информацию для получении требуемой выходной информации.

1.1 Требования и структура систем обработки экономической информации

Информация в настоящее время выходит на первый план среди прочих ресурсов предприятия. Это обуславливается необходимостью экономить трудовые, материальные и финансовые ресурсы. Отсюда вытекают и специальные требования, предъявляемые автоматизированным системам обработки информации.

Прежде всего, система должна отвечать основным функциональным требованиям, в качестве которых выступают операции экономического отдела городской налоговой инспекции.

Кроме того, к АСОЭИ предъявляются и основные системные требования:

·стандартизация и унификация;

·единообразие форм представления информации, а также учёта, контроля и хранения документов;

·единообразие пользовательского интерфейса для всех решаемых задач;

·единый порядок документирования, сопровождения и модификации.

Система должна строиться на основе типовых программных продуктов и стандартных технологий и методологий.

Адаптивность системы (без программирования) в соответствии с платформой (вычислительная или операционная система), совместимость с другими информационными системами и между функциональными блоками самой АСОЭИ.

Надёжность, защищённость, безопасность:

·множественность уровней защиты.

Система также должна удовлетворять и дополнительным требованиям:

·возможность работы в сетях с большими объёмами данных;

·функционирование в режиме реального времени;

·быстрое реагирование на запросы пользователей;

·поддержка пакетного режима и диалогового режима;

·система должна иметь распределённый характер (т.е. возможность обработки информации на нескольких ПК);

·наличие дружественного пользовательского интерфейса для ввода (формы, шаблоны документов) и просмотра информации (графики, таблицы);

·возможность диагностики технических и программных средств согласно инструкции по эксплуатации.

Набор модулей конструируется в виде блоков, «навешиваемых» на интерфейсы сопряжения. Программные модули вовсе не обязаны повторять организационную структуру организации. Одни и те же модули могут применяться в различных подразделениях одной организации. Высокий уровень унификации говорит об однородности организационной структуры, что на практике, к сожалению, реализуется редко.

Рабочие места во всех подразделениях, подлежащих автоматизации, формируются из программных модулей и объединяются в единую схему. Структуры данных и программных модулей вовсе не обязаны быть тождественны схеме экономических процессов.

2 Общая структура объекта

Для того, чтобы понять как построена деятельность малого торгового (оптового) предприятия «Манго» необходимо рассмотреть структуру рассматриваемого предприятия.

Для этого достаточно построить функциональный блок, где отразить все информационные, материальные потоки, пример представлен на рисунке 2.1.

Рисунок 2.1 - Функциональный блок малого торгового предприятия

При разработке базы данных необходимо учесть все входящие и исходящие информационные и материальные ресурсы. Данная схема показывает, что предприятие сотрудничает с поставщиками бытовой техники и организациями, которые закупают оптом продукцию торгового предприятия «Манго». Следовательно, можно сделать вывод, что наше торговое предприятие является посредником между поставщиками и клиентами.

Необходимо дать характеристику торговому предприятию «Манго». Предприятие «Манго» осуществляет оптовую торговлю продовольственными товарами. Но при этом товары она не производит, а закупает у поставщиков с других регионов. Предприятие является посредником между поставщиками и клиентами.

Служба логистики на предприятии присутствует достаточно давно. Функции системы логистики заключаются в координации всех функциональных подсистем и их контроле. Для этого были разработаны схемы материального потока по логистической цепи. Распределение продукции с торгового предприятия «Манго» осуществляется через оптовых и мелкооптовых клиентов. Транспортное обслуживание со стороны предприятия может быть, толь

11. Автоматизированная обработка экономической информации

В ОАО «ЧПФ «Букет Чувашии» применяется компьютерная программа 1С:Предприятие 7.7 редакции 4.4, которая может быть использована для ведения любых разделов бухгалтерского учета на предприятиях различных типов.

Разнообразные и гибкие возможности системы 1С: Предприятие позволяют использовать ее и как достаточно простой и наглядный инструмент бухгалтера, и как средство полной автоматизации учета от ввода первичных документов до формирования отчетности.

Система 1С:Предприятие может быть использована для ведения практически любых разделов бухгалтерского учета:

· Учет операций по банку и кассе;

· Учет основных средств и нематериальных активов;

· Учет материалов;

· Учет товаров, услуг и производства продукции;

· Учет валютных операций;

· Учет взаиморасчетов с организациями, дебиторами, кредиторами, подотчетными лицами;

· Учет расчетов по заработной плате;

· Учет расчетов с бюджетом;

· Другие разделы учета.

Система 1С:Предприятие обладает гибкими возможностями организации учета:

1. Синтетический учет по многоуровневому плану счетов;

2. Учет по нескольким планам счетов;

3. Валютный учет и учет покрытия валют;

4. Многомерный аналитический учет;

5. Режим автоматического формирования операций по документам.

6. В целях расширения возможностей по учету заработной платы приобретена Конфигурация «Расчет заработной платы» для работы в программе 1С: Предприятие 7.7. Режим ручного ввода операций;

7. Режим типовых операций;

8. Режим автоматического формирования операций по документам.

Важным отличием бухгалтерских счетов от других типов данных является возможность создания самих счетов, как в конфигурации, так и в самой информационной базе.

Функционирование системы 1С: Предприятие делится на два разделенных во времени процесса: настройку (конфигурирование) и непосредственную работу пользователя по ведению учета или выполнению расчетов.

В свою очередь, хотелось бы отметить, что наряду с широкими возможностями, данная программа имеет и недостатки. Недавно выпущен новый программный продукт «1С: Предприятие 8.0», который, на мой взгляд, более удобный в применении, нежели программа «1С: Предприятие 7.7»

Большинство пивобезалкогольных комбинатов (ПБК) производят не только пиво и безалкогольные напитки, но и слабоалкогольную продукцию. Процесс производства на ПБК является многопередельным, непрерывным и многопоточным. Продолжительность технологических операций измеряется днями и неделями, в некоторых случаях - месяцами. Каждая технологическая операция характеризуется длительностью, нормами выхода и показателями качества. Характерной особенностью деятельности ПБК также является большой объем незавершенного производства.

Учет на комбинате необходимо вести по видам готовой продукции - пиво, минеральная вода, слабый алкоголь, безалкогольные напитки и т.д. Для ведения количественного учета номенклатуры нужно одновременно использовать несколько единиц измерения - бутылка, ящик, контейнер, вагон, дал (10 л) и литр безводного спирта. Для организации учета отгрузки готовой продукции необходимо учитывать вес "брутто" и вес "нетто". Учет списания следует организовать в соответствии с нормами естественной убыли. За сверхнормативными потерями сырья, материалов и готовой продукции должен быть обеспечен контроль. Учет залоговой тары следует вести в разрезе клиентов и видов тары - вагонов, контейнеров, ящиков, бутылок и кегов. Для эффективной работы автотранспорта при доставке продукции покупателям нужно планировать его работу и вести учет его использования.

В соответствии с требованиями законодательства ПБК должны вести учет оборота этилового спирта и акцизов, а также представлять контролирующим органам регламентированную отчетность.

Для автоматизации предприятий, производящих и реализующих пиво, а также слабоалкогольную и безалкогольную продукцию, фирмы "1С" и "Комкон проект" (1С:Франчайзи, г. Москва) совместно разработали отраслевое прикладное решение "1С:Пивобезалкогольный комбинат 8.0". Данный программный продукт разработан на основе программы "1С:Предприятие 8.0. Управление производственным предприятием". В процессе создания решения были учтены особенности деятельности ПБК, а также опыт автоматизации МПБК "Очаково" и Московского дрожжевого завода "Дербеневка".

Программа "1С:Пивобезалкогольный комбинат 8.0" является комплексным решением и охватывает все основные контуры управления и учета на производственном предприятии. Данное решение позволяет организовать единую информационную систему для управления различными аспектами деятельности предприятия (производство, закупки, запасы и продажи), для управления финансами и отношениями с покупателями и поставщиками. В программном продукте реализованы планирование производства, продаж и закупок, управление затратами и расчет себестоимости, управление персоналом и расчет заработной платы. Предусмотрены бюджетирование, ведение бухгалтерского и налогового учета, а также учета по МСФО.

Автоматизация системы обработки экономической информации в малом торговом предприятии "Манго" (оптовая торговля)

Министерство образования и науки Российской Федерации

«Дальневосточный федеральный университет»

в г. Дальнереченске

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

по курсу «Автоматизированные системы обработки экономической информации»

Введение

Назначение автоматизированной системы обработки информации

1.1 Требования и структура систем обработки экономической информации

2 Общая структура объекта

Создание базы данных

1 Создание запросов

2 Создание форм и отчетов

3 Создание макросов и модулей

Системное программное обеспечение

1 Технология обработки информации и обслуживание системы

2 Защита информации

5 Средства организации баз данных и работы с ними

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Предметом исследования является деятельность которую осуществляет данное торговое предприятие.

Достижение поставленной цели требует решения следующих задач:

· определить назначение автоматизированной системы обработки информации;

· рассмотреть требования и структуру систем обработки экономической информации

· выявить общую структуру объекта;

· спроектировать базу данных;

· описать модель предметной области.

1 Назначение автоматизированной системы обработки информации

экономическая информация обработка автоматизация

Рисунок 1.1 - Конечная информация по критериям

1.1 Требования и структура систем обработки экономической информации

Кроме того, к АСОЭИ предъявляются и основные системные требования:

· стандартизация и унификация;

· единообразие форм представления информации, а также учёта, контроля и хранения документов;

· единообразие пользовательского интерфейса для всех решаемых задач;

· единый порядок документирования, сопровождения и модификации.

Система должна строиться на основе типовых программных продуктов и стандартных технологий и методологий.

Надёжность, защищённость, безопасность:

· множественность уровней защиты.

Система также должна удовлетворять и дополнительным требованиям:

· возможность работы в сетях с большими объёмами данных;

· функционирование в режиме реального времени;

· быстрое реагирование на запросы пользователей;

· поддержка пакетного режима и диалогового режима;

· система должна иметь распределённый характер (т.е. возможность обработки информации на нескольких ПК);

· наличие дружественного пользовательского интерфейса для ввода (формы, шаблоны документов) и просмотра информации (графики, таблицы);

· возможность диагностики технических и программных средств согласно инструкции по эксплуатации.

Рисунок 2.1 - Функциональный блок малого торгового предприятия

В нашей построенной структуре во входной информации должна учитываться информация о поставляемой продукции и данные по заказам. А на выходе должны получить структурированную информацию поступивших товарах, возвращенных товарах, сведения о товарах проданных клиентам и обновленных данных по всем этим пунктам.

3 Создание базы данных

Базы данных - это совокупность структур, предназначенных для хранения больших объемов информации и программных модулей, осуществляющих управление данными, их выборку, сортировку и другие подобные действия.

Информация созданной базы данных хранится в таблицах. Любая таблица с данными состоит из набора однотипных записей, расположенных друг за другом. Они представляют собой строки таблицы, которые можно добавлять, удалять или изменять. Каждая запись является набором именованных полей, или ячеек, которые могут хранить самую разнообразную информацию, начиная от персональных данных сотрудников, клиентов, поставщиков и заканчивая подробным описанием свойств товара. Однотипные поля разных записей образуют столбец таблицы.

Записи одной таблицы могут содержать ссылки на данные другой таблицы, например, в таблице со списком товаров могут храниться ссылки на справочник поставщиков товаров с их адресами и другими реквизитами. При этом записи, касающиеся разных товаров, могут указывать на одного и того же поставщика. Такое взаимодействие таблиц называется связью.

В разработанной базе данных реализовано 19 таблиц. А именно Доставка, Заказы, Заказы на приобретение, Клиенты, Налоговый статус заказов, Операции с запасами, Отчеты о продажах, Поставщики, Роли, Роли сотрудников, Сведения о заказе, Сведения о заказе на приобретение, Состояние заказа на приобретение, Состояние заказов, Состояние сведений о заказе, Сотрудники, Счета, Типы операций с запасами, Товары.

Перед созданием таблиц необходимо тщательно проанализировать требования к базе данных и создать ее план, чтобы точно выяснить, какие таблицы нужны.

База данных с правильной структурой обеспечивает доступ к обновленным и точным сведениям. Поскольку правильная структура важна для выполнения поставленных задач при работе с базой данных, целесообразно изучить принципы создания баз данных. Создание таблиц в режиме конструктора представлено на рисунке 3.1.

Рисунок 3.1 - Создание таблицы «Заказы» для малого торгового (оптового) предприятия

Например, в таблице Заказы необходимо учитывать налоговую ставку, налоговый статус клиента, а также платежи.

После того как были созданы все таблицы необходимо определить связи между ними. Связь таблиц позволяет установить правила взаимодействия между таблицами. На рисунке 3.2 представлена схема данных.

Рисунок 3.2 - Схема данных

Связь соединяет ключевое и обычное поля. В базе данных присутствуют только связи «один ко многим», это когда одной записи таблицы может соответствовать несколько записей другой таблицы.

.1 Создание запросов

Запросы являются инструментом поиска и структурирования данных. Запрос, адресованный одной или нескольким таблицам, инициирует выборку определенной части данных и их передачу в таблицу, формируемую самим запросом. В результате получаем подмножество информационного множества исходных таблиц, сформированное по определенному закону. Если обрабатываемый объем информации велик, выделение необходимых данных в такое подмножество позволяет существенно сократить время их обработки. В системах типа клиент-сервер, где основные базы данных хранятся на файловом сервере, система запросов позволяет уменьшить объем информации, передаваемой через локальную сеть.

Запрос - это набор условий, согласно которым производится выборка информации из таблиц. Запуск запроса формирует новую таблицу данных, единственным отличием которой от обычных таблиц является то, что с помощью повторных запусков запроса ее данные можно обновлять в соответствии с изменением информации источников данных запроса.

При формирования запроса счета необходимо учитывать клиентов, сотрудников организации, поставщиков, сумму за партию товара, получателя, наименование товара, цену за единицу, дату размещения, скидку и цену доставки. Пример представлен на рисунке 3.1.1

Запрос-объединение - это запрос, который создается на языке SQL,он представлен на рисунке 3.1.2.

Рисунок 3.1.2 - Алгоритм создания запроса на языке SQL

3.2 Создание форм и отчетов

Информация баз данных хранится в таблицах, но с ними не очень удобно работать. Для ввода, редактирования и печати информации предназначаются формы и отчеты.

Формы дают возможность сосредоточиться на конкретной записи. Они облегчают ввод, редактирование и восприятие информации, могут содержать вспомогательные подписи и элементы оформления.

Вход в базу данных осуществляется через Окно Входа, изображенное на рисунке 3.2.1.

Рисунок 3.2.1 - Окно Входа

Окно входа открывает главную страницу, где показываются активные заказы, и склад для повторного заказа на выбранного сотрудника торговой оптовой компании «Манго». Меню главной таблицы имеет дружественный интерфейс. Можно выставлять счета, добавлять сотрудников, клиентов, создавать заказы. И главное присутствуют быстрые ссылки, позволяющие быстрый переход к необходимым данным, изображенные на рисунке 3.2.2.

Рисунок 3.2.2 - Главная страница

Входя через это окно можно просмотреть информацию о запасах, заказах, клиентах, заказах на приобретение, поставщиках, сотрудниках, грузоотправителях, а также предоставляются отчеты о продажах, изображенные на рисунке 3.2.3.

Рисунок 3.2.3- Отчет о продажах

Каждое предприятие должно составлять инвентарную опись, т. е. проводить ревизию, благодаря которой можно определить какое количество товара осталось в торгом предприятии, это необходимо для снятия остатков. Инвентарная опись изображена на рисунке 3.2.4.

Рисунок 3.2.4 - Инвентарная опись

В целом отчеты похожи на формы, но они, как правило, предназначаются для вывода информации из базы данных на принтер. Поэтому в отчетах данные форматируют так, чтобы их было удобно размещать на отдельных страницах. Отчеты поддерживают самые разнообразные способы оформления и позволяют группировать данные, разбивая их на логически цельные блоки. Пример изображен на рисунке 3.2.5.

Рисунок 3.2.5 - Отчет 10 самых крупных заказов торгового предприятия

3.3 Создание макросов и модулей

Макрос - это средство для автоматизации задач и добавления функциональных возможностей в формы, отчеты и элементы управления. Например, при добавлении командной кнопки в форму событие кнопки OnClick связывается с макросом, который содержит команды, выполняемые при каждом нажатии кнопки.

В приложении Access макросы можно рассматривать как упрощенный язык программирования, на котором программа записывается в виде списка макрокоманд (Макрокоманда. Основной компонент макроса; замкнутая инструкция, самостоятельно или в комбинации с другими макрокомандами определяющая выполняемые в макросе действия. В других макроязыках макрокоманды иногда называют просто командами.) для выполнения. При создании макроса каждая макрокоманда выбирается из раскрывающегося списка, после чего к ней добавляется необходимая информация. Макросы позволяют добавлять функциональные возможности в формы, отчеты и элементы управления без необходимости написания кода в модуле Visual Basic для приложений (VBA) (VBA (Visual Basic for Applications). Версия макроязыка программирования Microsoft Visual Basic, используемая для программирования приложений для Microsoft Windows и поставляемая с некоторыми программами корпорации Майкрософт.) . Макросы обеспечивают выполнение части команд, доступных в VBA, и для большинства пользователей создание макроса оказывается проще, нежели написание кода VBA. В разработанной базе данных создан макрос для быстрого удаления данных из базы данных, изображенный на рисунке 3.3.1.

Рисунок 3.3.1 Удаление данных из базы данных

Разработка модулей необходимо для нормального функционирования базы данных, внедренных в малое торговое предприятие «Манго». Здесь прописываются коды для добавления или удаления товаров на склад, количество товаров для закупки, они изображены на рисунке 3.3.2.

Рисунок 3.3.2 - Коды для добавления или удаления товаров на склад, количество товаров для закупки

4 Системное программное обеспечение

Предполагается использовать программное обеспечение MS Windows (Vista, XP, 2007) ввиду их всемирного применения и наличия огромного количества программных утилит, написанных под эти платформы, облегчающих работу под ними, а также из-за того, что большинство пользователей имеют минимум компьютерных знаний, ориентированных именно на эту систему.

Базы данных для организации вполне реально использовать написанные на MS Access 2010. Суть выбора базы данных в том, что простые базы способен писать средний пользователь, применяя MS Access, но крупные базы данных под силу, в основном, специалистам в этом вопросе.

В состав Microsoft Office Access 2010 входит набор эффективных средств, которые позволяют быстро организовать отслеживание, отчетность и совместный доступ к данным в структуре управления. Благодаря новым возможностям интерактивной разработки, библиотеке готовых шаблонов и поддержке разнообразных источников данных, включая Microsoft SQL Server, с помощью Office Access 2010 можно быстро создавать удобные специализированные приложения для учета и контроля, не имея профессиональных навыков работы с базами данных. Созданные приложения и отчеты легко можно адаптировать к меняющимся потребностям бизнеса, а новая, более глубокая интеграция программ Office Access 2010 и Службы Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 помогает осуществить совместный доступ, управление, проверку и архивирование данных.

Прикладное обеспечение стандартно - MS Office 2010. Плюс к этому следует отметить, что специфика работы отделов позволяет устанавливать программные комплексы, упрощающие их работу. Для бухгалтерии возможно организовать общую структуру, связанную с остальными отделами предприятия. Базы данных можно специализировать под конкретные нужды отделов, а можно и использовать комплексную базу данных, покрывающую нужды всей фирмы.

Таким образом, мы можем проследить поток информации, проходящий через АСОЭИ:

1. Входящий поток информации (терминалы, Internet, сканер, внешние сети).

2. Обработка информации (работа офисных и специализированных программ, накопление и обработка информации в базах данных, выписка счетов, разработка договоров с учетом ситуации на рынке и юридических особенностей.

Вывод информации в удобном виде (распечатка на принтере, вывод на экран монитора, пересылка по Internet, e-mail, обновление интернет-страницы, обновление баз данных).

4.1 Технология обработки информации и обслуживание системы

Как отмечалось выше, система должна поддерживать пакетный и диалоговый режим:

1. Пакетный режим - используется на этапе сбора и регистрации информации, когда ввод и обработка не совпадают по времени. Вначале пользователь собирает информацию, формируя ее в пакеты в соответствии с видом задач или каким-то др. признаком. После завершения приема информации производится ее ввод и обработка, т.о., происходит задержка обработки.

2. Диалоговый режим - система после запроса выдает ответ и ждет дальнейших действий пользователя. Использование этого режима происходит на этапе получения информации из базы данных согласно запросу, который формируется при помощи диалоговой формы.

Кроме того, система может поддерживать интерактивный режим, который предполагает возможность двустороннего взаимодействия пользователя с системой, т.е. у пользователя есть возможность воздействия на процесс обработки данных.

Диагностика и обслуживание технических средств, а также инсталляция программного обеспечения, настройка параметров работы с Internet, разрешение вопросов, связанных с бесперебойной работой программных средств обеспечивается системной группой - людьми, которые хорошо знают устройство компьютера и принципы функционирования ОС.

Администрирование базы данных - администратором базы данных. Им же выполняются функции создание резервной копии БД на носителях.

4.2 Защита информации

Система защиты информации - совокупность специальных мер правового и административного характера, организационных мероприятий, физических и технических средств защиты, а также специального персонала, предназначенного для обеспечения безопасности информации.

Правовые меры защиты информации - действующие в стране законы, указы и другие нормативные акты, регламентирующие правила обращения с информацией и ответственность за их нарушения.

Морально-этические меры защиты информации - традиционно сложившиеся в стране нормы поведения и правила обращения с информацией. Эти нормы не являются обязательными, как законодательно утвержденные нормы, однако, их несоблюдение ведет к падению авторитета, престижа человека, организации.

Организационные (административные) меры защиты - это меры, регламентирующие процессы функционирования АСОЭИ, использование ее ресурсов, деятельности персонала, а также порядок взаимодействия пользователей системой таким образом, чтобы максимально затруднить или исключить возможность реализации угроз безопасности информации.

Физические меры защиты - различные механические, электро- или электронно-механические устройства, предназначение для создания физических препятствий на путях проникновения потенциальных нарушителей к абонентам АБС и защищаемой информации, а также техник визуального наблюдения, связи и охранной сигнализации.

Технические (аппаратно-программные) средства защиты - различные электронные устройства и специальные программы, выполняющие (самостоятельно или в комплексе с другими средствами) функции защиты информации (идентификацию пользователей, разграничение доступа к ресурсам, криптографическое закрытие информации и т.п.)

Администратор безопасности - лицо или группа лиц, ответственных за обеспечение безопасности системы, за реализацию и непрерывность соблюдения установленных административных мер защиты и осуществляющих постоянную организационную поддержку функционирования применяемых физических и технических средств защиты.

Наилучшие результаты по защите АСОЭИ достигаются при системном подходе к вопросам безопасности АСОЭИ и комплексном использовании различных мер защиты, на всех этапах жизненного цикла системы начиная с ее проектирования.

Существуют следующие универсальные (общие) способы защиты информации от различных воздействий на нее:

· идентификация и аутентификация (пользователей процессов и т.д.);

· контроль доступа к ресурсам АСОЭИ (управление доступом);

· регистрация и анализ событий, происходящих в АСОЭИ;

· контроль целостности объектов АСОЭИ;

· шифрование данных;

· резервирование ресурсов и компонентов АСОЭИ;

· идентификация - это присвоение кода каждому объекту персонального идентификатора;

· управление доступа - защита информации путем регулирования доступа ко всем ресурсам системы (техническим, программным, элементам баз данных).

Резервирование ресурсов и компонентов АСОЭИ предполагает: организацию регулярных процедур спасения и резервного хранения критичных данных, установку и периодическую проверку резервных устройств обработки данных, подготовку специалистов, способных заменить администраторов систем, регистрацию систем и хранение носителей информации.

5 Средства организации баз данных и работы с ними

Для того чтобы сравнительно небольшой коллектив сотрудников торгового предприятия «Манго» эффективно работал с большим информационным потоком, база данных в составе АСОЭИ должна отвечать следующим требованиям:

· хранение больших объёмов актуальной и достоверной информации;

· простота обращений пользователей к БД;

· возможность внесения, изменения, удаления, сортировки и других манипуляций с данными БД;

· доступ к данным пользователям с соответствующими полномочиями;

· одновременное обслуживание большого числа пользователей;

· поиск информации по различным группам признаков;

· возможность расширения и реорганизации данных в БД при изменениях предметной области.

При проектировании БД необходимо исходить из принципа целостности (т.е. при изменении данных в одном месте изменяются соответствующие данные в другом месте БД) и непротиворечивости данных. Предпосылкой для соблюдения этих принципов является минимизация избыточности данных.

Создание БД, её поддержка и обеспечение доступа пользователей к ней осуществляется при помощи системы управления базами данных (СУБД). При этом централизованный характер управления данными в БД предполагает наличие некоторого лица или группы лиц, на которых возлагаются функции администрирования БД.

Заключение

В данном курсовом проекте я провел автоматизацию малого торгового (оптового) предприятия «Манго» путем внедрения в организационную структуру базу данных, которая позволяет организовывать процессы обработки данных в базе данных.

Была создана комплексная информационная система, основанная на применении современных информационных технологий подготовки, приема, обработки, передачи, учета, контроля экономической информации для повышения оперативности и качества управления экономическим объектом, а также анализа хозяйственной деятельности предприятия.

Также определил, что для нормального функционирования малого (оптового) торгового предприятия «Манго» необходимо внедрить персональные компьютеры и компьютерные сети. Поскольку обмен данными интенсивно идёт по сети, необходимо использовать сетевую операционную систему (ОС), т.е. такую ОС, которая обеспечивает обработку, передачу, хранение данных в сети. Сетевая ОС обеспечивает доступ ко всем ресурсам сети, распределяет и перераспределяет различные ресурсы сети.

Для малого (оптового) предприятия «Манго» эффект от внедрения АСОЭИ будет выражаться в следующем:

· снижение трудоемкости и стоимости процессов анализа, планирования, учёта и контроля;

· сокращение сроков обработки аналитических данных,

· повышение их качества и достоверности;

· создание условий для перехода к безбумажной технологии обработки аналитических данных;

· обеспечение директивных сроков представления установленных результатов анализа, планирования, учёта и контроля;

· повышение гибкости и управление процессами анализа, планирования, учёта и контроля;

· совершенствование организации труда работников;

· сокращение численности работников отдела и, как следствие, экономия фонда заработной платы.

Не существует однозначных рекомендаций по расчету экономической эффективности АСОЭИ. Однако это не означат, что при проектировании АСОЭИ вообще невозможно с большей или меньшей достоверностью судить об эффективности предлагаемой системы.

Список использованной литературы

Справочная и учебная литература

1. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель по информатике [Текст]: учебник / Ю.Б. Бакаревич, Н.В. Пушкина. - СПб.: БХВ - Петербург. 2006. - 567с.

2. Бондарева Г.А., Сахарова Е.В., Королькова Л.Н., Информатика. Методические указания [Текст]: учебник / Г.А. Бондарева, Е.В. Сахарова, Л.Н. Королькова. - Ставрополь, СТИС. - 2006. - 155с.

Бойко В.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных систем [Текст]: учебник / В.В. Бойко, В.М. Савинков. - М.: Финансы и статистика. 2002. - 251с.

Гончаров А. Ю. Access 2003. Самоучитель с примерами [Текст]: учебник / учебник / А.Ю. Гончаров. - Москва - 2009. - 194с.

Григорьев В.А., Ревунков В.И. Система налогообложения [Текст]: учебник для вузов / В.А. Григорьев, В.И. Ревунков. - М.: МВТУ им. Баумана. - 2002. - 436с.

Мейер М. Теория реляционных баз данных [Текст]: учебник / М. Мейер. - М.: Мир. - 2003. - 523с.

Симонович С.В., Евсеев Г.А., Алексеев А.Г. Специальная информатика [Текст]: учебное пособие / С.В. Симонович, Г.А. Евсеев, А.Г. Алексеев. - М.: АСТ-ПРЕСС: Инфорком-Пресс. - 2010. - 362с.

Хаббард Дж. Автоматизированное проектирование баз данных [Текст]: учебник / Дж. Хаббард. - М.: Мир. - 2004. - 364с.

9. Домашняя страница Access: справка и обучение [Электронный ресурс] // http://office.microsoft.com/ru-ru/access/FX100487571049.aspx.

Под информацией (от латинского information - разъяснение, изложение) понимается сообщение о любом факте, событии, объект, явление и т.

Однако в теории информации под информацией понимается не каждое сообщение, а лишь то, что содержит неизвестные до сих пор его получателю факты, дополняющие его представление об объекте. То есть информацию следует воспринимать как сообщение о конкретных объектах управления, вызывают интерес во время выполнения определенных управленческих функций. Информационные сообщения можно пересылать, хранить и обрабатывать. В зависимости от сферы использования, информация может быть экономической, технической, генетической и др.

Экономическая информация - это информация, характеризующая производственные отношения в обществе.

К ней относят сведения, циркулирующих в экономической системе, о процессах производства, материальные ресурсы, процессы управления производством, финансовые процессы, а также сведения экономического характера, которыми обмениваются различные системы управления. Экономическая информация должна отвечать следующим требованиям: точность, достоверность, оперативность. Точность информации обеспечивает ее однозначное восприятие всеми потребителями. Достоверность определяет допустимый уровень искажения входного и исходной информации, при котором сохраняется эффективность функционирования системы. Оперативность отражает актуальность информации для необходимых расчетов и принятия решений в изменившихся условиях.

Информацию, представленную в определенном формализованном виде, что позволяет ее пересылать, хранить на различных носителях и обрабатывать с помощью определенного процесса, принято называть данными.

Рассматривая вопрос об организации использования средств компьютерной техники для автоматизации управления объектом, понятие информации и данных в определенном смысле часто используют как синонимы. Такое положение сложилось исторически: с одной стороны, основную терминологию разрабатывали и совершенствовали одновременно с развитием работ по использованию средств вычислительной техники для механизации и автоматизации планово-учетных работ предприятий, отраслей, где пользовались понятием информации, а с другой - использовали зарубежный опыт и литературу, где в основном употребляется термин "данные" (например, в описания алгоритмических языков и банков данных).

Понятие информации целесообразно применять тогда, когда рассматривают вопрос о возникновении и использования определенных сведений для выполнения соответствующих функций, когда речь идет об их качественные характеристики и эффективное использование. О некоторых сведения как данные следует говорить тогда, когда дело касается их расположение на машинных носителях, в памяти компьютера, организации их компьютерной обработки. При этом речь идет о способах размещения данных на носителях и их непосредственное фиксирование (запись), то есть данные рассматриваются на логическом и физическом уровнях.

Классификация экономической информации

Экономическую информацию для облегчения изучения и эффективной ее организации, в том числе и при построении компьютерных технологий ее обработки, классифицируют по большим количеством признаков. Различают два принципиальных подхода к классификации экономической информации: по форме и по содержанию (по назначению).

В системах классификации первого типа в качестве критериев выделяются наиболее существенные свойства информации, а именно - функции управления, достоверность, стадии возникновения, полнота, стабильность, сфера возникновения и применения, по входа / выхода системы, форма сигналов представление относительно процесса обработки данных и тому подобное. На рис. 1.11 приведена схема классификации информации, циркулирующей в организации.

Рис. 1.11. Классификация информации, циркулирующей в организации

В основу классификации положены пять наиболее общих признаков. Место возникновения - по этому признаку информацию делится на входную, выходную, внутреннюю, внешнюю. Входная информация - это информация, которая поступает в организации или ее подразделений. Исходная информация - это информация, которая выходит за пределы организации (подразделения). Одна и та же информация может быть для одной организации входной, а для другой - выходной. Относительно объекта управления (организация или ее подразделение: отдел, лаборатория) информация может быть определена как внутренняя или внешняя. Внутренняя информация возникает внутри объекта. Внешняя - за пределами объекта (содержание распоряжения правительства об изменениях уровня взимания налогов для организации является, с одной стороны, внешней информации, с другой - входной). Сообщение организации в налоговую инспекцию о размере отчислений в госбюджет является, с одной стороны, исходной информации, с другой - внешней относительно налоговой инспекции.

По стабильности информация может быть переменной и постоянной (условно-постоянной). Переменная информация отражает фактические количественные и качественные характеристики производственно-хозяйственной деятельности организации. Она может варьироваться для каждого случая как при назначении, так и по количеству (количество произведенной продукции за смену, ежедневные расходы на доставку сырья, сумма начисленной заработной платы работникам и т.п.). Стала (условно-постоянная) информация - это неизменная и многократно используемая в течение определенного периода информация. Стала информация может быть справочной, нормативной, плановой: постоянная справочная информация включает описание постоянных свойств объекта в виде устойчивых в течение длительного времени признаков (табельный номер работника, профессия работника, номер балансового счета и т.п.). Постоянная нормативная информация содержит местные, отраслевые и общегосударственные нормативы (размер налога на прибыль, ставки подоходного налога с граждан, нормы амортизационных отчислений, ставка за кассовое обслуживание клиента банка и т.п.). Постоянно плановая информация содержит многократно используемые в организации плановые показатели (план выпуска телевизоров, план подготовки специалистов определенной квалификации). В практике компьютерной обработки данных переменная и постоянная информации различаются в соответствии со значением коэффициента стабильности, который определяется следующим образом: К = V / V, где f - заданный интервал времени, V - общее количество значений показателя на начало интервала времени; V - количество значений показателя, остались неизменными в течение всего временного интервала. К постоянным данных, как правило, относят такие экономические показатели, для которых К> 0,6 по г, равном одному месяцу. Разделение информации на переменную и постоянную является важным в условиях компьютерной обработки. Постоянная информация хранится в справочниках на машинных носителях и при необходимости извлекается из них программным путем для многократного использования. Это не только резко уменьшает затраты на обработку, но и повышает достоверность исходной информации.

За стадией обработки информация может быть первичной, вторичной, промежуточной, исходной. Первичная информация - это информация, которая возникает непосредственно в процессе деятельности объекта и регистрируется в первичных документах. Вторичная информация - это информация, полученная в результате обработки первичной информаций, может быть промежуточной и исходной. Промежуточная информация используется в качестве исходных данных для дальнейших расчетов. Исходную информацию получают в процессе обработки первичной и промежуточной информации и используют для принятия управленческих решений. Так, в операционном зале, где обслуживают клиентов, в конце рабочего дня подсчитано количество обработанных документов по их видам. Это первичная информация. В конце каждого месяца подсчитывают итоги первичной информации. Это будет, с одной стороны, вторичная промежуточная информация, а с другой - исходная. Итоговые данные поступают в информационную банковскую систему, где осуществляется расчет сумм за расчетно-кассовое обслуживание клиентов. Полученные расчетные данные - исходная информация.

По способу отражения информация делится на текстовую и графическую. Текстовая информация - это совокупность алфавитных, цифровых и специальных символов, с помощью которых фиксируется информация на физическом носителе (на бумаге, отображение на экране дисплея). Графическая информация - это графики, диаграммы, схемы, рисунки и т.

По фазам управления, как правило, классифицируют экономическую информацию. При этом выделяют следующие группы: плановую, нормативно-справочную, учетную и оперативную (текущую).

Плановая информация - информация о параметрах объекта управления на будущий период. На эту информацию ориентирована вся деятельность организации (плановой информации могут быть такие показатели, как смета расходов, план выпуска продукции, плановую прибыль от предоставления услуг). Нормативно-справочная информация содержит различные нормативные и справочные данные. ее обновления осуществляется редко (нормативно-справочной информации в организации является перечень клиентов, оклады служащих, адреса поставщиков или покупателей, ставки подоходного налога, электронные адреса клиентов и т.п.). Учетная информация - это информация, которая характеризует фактическое состояние системы, то есть деятельность организации за определенный промежуток времени. На основе этой информации могут быть проведены такие действия скорректировано плановую информацию, проведен анализ хозяйственной деятельности организации, принято решение о более эффективное управление работами и тому подобное. На практике учетной информации выступает информация бухгалтерского учета, статистическая информация и информация оперативного учета (учетной информации являются: количество полученных отличных оценок студентов в период экзаменационной сессии; среднесуточная загрузка или простой станков; баланс предприятия; себестоимость производимой продукции и т.д.). Оперативная (текущая) информация - это информация, которая используется в оперативном управлении и характеризует производственные процессы в текущий (данный) период времени. Оперативной информации есть серьезные требования по скорости поступления и обработки, а также степени ее достоверности. От того, насколько быстро и качественно проводится ее обработка, зависит успех организации на рынке (оперативной информацией являются: количество изготовленных деталей в час, смену, день, количество проданной продукции за день или определенное время, объем поступления сырья от поставщика на начало рабочего дня и т.д.).